📍 Genel Kullanım

Hoş Geldiniz!

Octo "Genel Kullanım" sayfasına hoş geldiniz. Bu bölümde, programın temel özelliklerini, arayüzün nasıl kullanılacağını ve programdan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi adım adım öğreneceksiniz. İster yeni başlayan bir kullanıcı olun, isterse deneyimli bir profesyonel, bu kılavuz, programın işlevselliği hakkında kapsamlı bilgiler sunarak ihtiyaçlarınıza yönelik çözümleri keşfetmenize yardımcı olacaktır.

Programın ana ekranından başlayarak, sık kullanılan özellikler, ayarlar menüsü, dosya yönetimi ve daha fazlası gibi temel bölümler detaylı bir şekilde anlatılacaktır. Ekran görüntüleri ve ipuçları ile desteklenen bu rehber, programı daha verimli kullanmanız için pratik bilgiler sağlar.

Bizler, bu kullanım kılavuzunu, programımızı kullanırken karşılaşabileceğiniz her durumda yanınızda olacak bir rehber olarak tasarladık. Bu nedenle, her türlü geri bildiriminizi bizimle paylaşmaktan çekinmeyin. Şimdi, hadi başlayalım ve programımızın sunduğu olanakları keşfetmeye birlikte devam edelim!

Giriş Ekranı

Bu ekranda sistem yöneticisi tarafından kullanıcılara tanımlanmış kullanıcı adı ve kullanıcının kendi belirlediği şifreyi girerek işlem yapacağı veri tabanı seçilerek sisteme giriş yapılır.

bilgi

Genellikle çalışılan veritabanı ve son giren kullanıcının kullanıcı adı varsayılan olarak gelmektedir.

Menüler

Ribbon Menü

bilgi

Kullanıcılar; Ribbon menüde yetkisi olduğu ekran, modül ve modül alt grupları görebilmektedir. Bu sebeple ribbon menü kullanıcıların yetkisine göre değişiklik göstermektedir.

İstenilen ekranın görülmediği durumlarda sistem yöneticisi ile iletişime geçilmelidir.

Modül:

Benzer fonksiyonlara sahip ekranları gruplandırmak için kullanılır.

ERP sistemlerinde bazı yaygın modüller şunlardır:

• Ürünler
• Stok
• Satış
• Planlama
• Üretim vb.

Modül Alt Grup:

Modül içinde belirli bir işlevi daha da detaylı bir şekilde yönetmek için ayrılmış daha küçük gruplardır. Ekran sayısının çok olduğu modüllerde istenen ekranlara ulaşımı kolaylaştırmak için kullanılabilmektedir.

Nav Grup:

Modül Alt Grup içinde benzer işlevlerdeki ekranları gruplamak için kullanılır. Ekran sayısının çok olduğu Modül Alt Gruplarında istenen ekranlara ulaşımı kolaylaştırmak için kullanılabilmektedir.

Ekran:

Ekranlara modüllerin altından ulaşılabileceği gibi arama bölümünden de ulaşılabilir. Ekran adlarından yanında numaraları da yazmaktadır.

Sol Menü

Sol menüden tasarlanmış Dashboard, Raporlar ve kullanıcının Sık Kullanılanlar olarak işaretlediği ekranlara ulaşılmaktadır.

Resimdeki bölümden anahtar sözcük yazarak sol menüde arama yapabilirsiniz.

Raporlar

...

Sık Kullanılanlar

Durum Çubuğu

Ekranını en alt bölümündeki durum çubuğunda aşağıdaki bilgiler yer almaktadır.

Hata alındığında alınacak ekran görüntüsünde, durum çubuğunun yer alması ile daha hızlı çözümleme yapılabilmektedir.

Ekran Özellikleri

Ekran yapısı tablo (grid) biçiminde, görüntü ve fonksiyon olarak Excel'e oldukça benzemektedir. Ekran yapısı sırasıyla üst kısmında araç çubuğu, alan başlıkları, yeni kayıt ekleme satırı ve verilerden oluşturmaktadır.

Ekranlar genel olarak aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• Araç Çubuğu
  • Kayıt İşlemleri
  • Veri İşlemleri
  • Rapor İşlemleri
• Tablo (Grid) Özellikleri
  • Filtreleme
  • Gruplama
  • Özet bandı
  • Görünüm oluşturma

bilgi

Yeni kayıt ekleme satırının görünmemesi, ekranın sadece okunabilir bir ekran olduğu anlamına gelir. Bu tür ekranlarda ekleme ve güncelleme işlemi yapılamaz.

bilgi

Bir ekranın içinde iki tablonun bulunduğu ekran çeşidi Master-Detay ekran olarak adlandırılır ve resimdeki gibidir. Burada ikinci tablo ilk tabloda seçili kaydın bağlantılı detay kayıtlarını gösterir.

Örn: Resimdeki mamul ürün ekranında mamul ürün bilgileri 1. tablo yer alır. Seçili 866 nolu ürünün ham maddeleri ikinci tabloda yer almaktadır. Bu örnekte tanımlı ham maddesi olmadığı anlaşılmaktadır.

bilgi

Ekranlar sekme olarak açılmaktadır ve sekme bölümü üzerinden dolaşılabilmektedir. Sekme üzerinde sağ tık > açılan menü ile resimdeki işlemler yapılabilmektedir.

Kayıt İşlemleri

Ekle

Kayıt ekleme, alan başlıklarının alt bölümündeki yeni kayıt ekleme satırından aşağıda belirtilen adımlara ve kurallara dikkat edilerek yapılmaktadır.

• Ekleme satırında F2 tuşuna basılarak satır aktif edilir
• Alanlar arasında sağ tarafa doğru gitmek için Enter kısayolu kullanılabilir
• Değerleri girildikten sonra kayıt işlemi için aşağı ok (↓) tuşuna basılmalıdır
• Alanın kırmızı renk olması zorunlu olduğunu ifade eder. Bu tip alanlar doldurulmadan veri girişi yapılamaz
• Gri renk olması alanın sadece okunabilir (read only) olduğunu ifade eder
• Sayısal, tarih, checkbox tipli alanlara, tipine uygun veriler girilebilir
• Alanlarda varsayılan değerler olabilir. F2 tuşlandığında bu alanların varsayılan değeri gelecektir. Kullanıcı isterse bu değerleri değiştirebilir

• Bazı alanlar sadece kütüphane de tanımlı alanlardaki değeri alabilir. Bu tür alanlarda (↓) işareti görünmektedir. Bu tür alanlarda aşağıdaki işlemler yapılabilir:
  • Kütüphaneyi listeleme → Alan üzerindeki iken görünen alt ok sembolü tıklanarak ya da F4 tuşu tuşlanarak kütüphane listelenebilir
  • Listeleme ekranında anahtar sözcükler yazılarak filtreleme işlemi yapılabilir
  • Listeme ekranı kapalı iken F5 tuşu tuşlanarak kütüphanenin kaynak ekranına gidilebilir
  • Kütüphaneye yeni kayıt eklenmek istenirse açılan ekranda yeni kayıt eklenebilir

bilgi

Kayıt işlemleri sırasında çeşitli hata veya uyarılar alınabilir. Bu tür durumlarda işlemler tamamlanmayacaktır. Uyarı alınmıyorsa işlem başarılı bir şekilde gerçekleşmiş anlamına gelir.

bilgi

Benzer özellikli kayıtlar eklemek için satır kopyalama özelliği kullanılabilir.

Güncelle

Kayıt güncelle, ekrandaki veriler üzerinde aşağıda belirtilen adımlara ve kurallara dikkat edilerek yapılmaktadır.

• İlgili kaydın F2 tuşuna basılarak satır aktif edilir. Aktif edildiği resimdeki ikonunun değişmesinden anlaşılabilir
• Satır değiştirilerek güncelleme işlemi tamamlanır. Satır değiştirme işlemi klavye aşağı yukarı tuşları kullanılarak ya da fare ile başka satır tıklanarak gerçekleştirilebilir
• Esc tuşu kullanılarak güncelleme işlemi iptal edilir
• Ekleme işlemindeki kurallar detaylar güncelleme de geçerlidir

bilgi

Bir hücre üzerinde F2 tuşuna basmadan klavye tuşları kullanıldığında, imleç, tuşlanan harflere göre sıralı olan kayda otomatik olarak gider. Bu işlem, belirli bir kayda kolayca ulaşmak için kullanılır.

Sil

Ekranda ilgili sayıt seçildikten sonra araç çubuğundaki simgesine tıklanarak yapılmaktadır.

Ekranda seçili satır başka bir renk ile işaretlenir. Renkli satır ile seçili satır takip edilebilir.

Birden çok satır seçilip silme tuşu tuşlanarak çoklu silme işlemi gerçekleştirilebilir.

Araç Çubuğu

Araç çubuğu tüm ekranlarda standart olarak aşağıdaki özelliklere sahiptir.

• Ön izle
• Ekran yenile
• Satır kopyala
• Filtrele
• Ekranı kapat
• Ekran yardım dokümantasyon linki

Araç çubuğunda ihtiyaçları doğrultusunda ekrana özel veri işlemi butonları ve raporlar eklenebilir. Eğer ekranda veri işlemi ve rapor yoksa araç çubuğu sadece standart butonlardan oluşacaktır.

bilgi

Master-Detay ekranlarda, aktif olan bölüm için araç çubuğu aktif hale gelir.

Detay tıklandığında, araç çubuğu detay bölümün tanımlarına uygun şekilde güncellenir ve ekle, sil, kopyala gibi özellikleri detay bölüm için çalışır.

Standart Özellikler

Satır kopyala

Benzer kayıtlar oluşturmak için kullanılır.

Ekran yenile

• Veri kaynağından güncel verileri ekrana yeniden getirir
• Ekran alt kısımdaki ekran güncelleme saatini günceller

Filtrele

Üzerinde çalıştığı değer ile sütun filtreleme işlemi gerçekleştirir.

Ön izle

Ekrandaki veriler istenen formatta dışarı aktarılabilir.

Ekranı kapat

Aktif ekranı kapatır.

Ekranın yardım doküman linki

Ekranın doküman linki varsa mavi, yoksa gri renk ile görünür.

Filtreleme

Ekranlarda aşağıda belirtilen filtreleme yöntemi bulunmaktadır. Anlık ihtiyacı göre en uygun filtreleme yöntemini kullanarak istediğiniz verilere hızlıca ulaşabilirsiniz.

• Ctrl+f ile arama
• F1 kısayolu ile Filtre satırı
• Sütundan filtreleme
• Kayıt üzerinden filtreleme
• Filtre formu ile filtre düzenleme
• Araç çubuğu filtresi

Ctrl+f ile arama

Ekrandaki tüm veriler içinde hızlı arama yapar.

F1 kısayolu ile Filtre satırı

Sütun başlıkları altında filtre satırı açar.

Sütundan filtreleme

Sütun başlığındaki dropdown menüden filtreleme.

Kayıt üzerinden filtreleme

Seçili kayıt değeri ile filtreleme.

Filtre formu ile filtre düzenleme

• İstenen değer üzerinde F3 kısa yol tuşu ile filtre formuna hızlıca ulaşılabilir.

Araç çubuğu filtresi

Ekrana özel tanımlanmış filtreler.

Log

Ekranlarda kayıt logları tutulmaktadır ve sistem yöneticileri tarafından görüntülenebilmektedir.

Log araştırması gereken durumlarda sistem yöneticisi ile iletişime geçilmelidir.

Görünümler

Ekranda alan başlıkları sağ tıklanarak açılan menüden aşağıdaki işlemler yapılabilir:

• Sıralama
• Gruplama
• Özet bandı
• Alan Kaldırma, Değiştirme, Alan Seçici
• Sütunların genişliklerini verilerin boyutlarına değiştirme (En Uygun)
• Koşullu Biçimlendirme
• Görünüm Oluşturma
• Satır Renklendirme
• Sütun Formatlama

Sıralama

Alan (Sütun) başlıklarına tıklanarak Excel'deki gibi sıralama özelliği aktif edilir. Sıralama aktif olan sütunlarda (↓) veya (↑) sembolleri görünür olur.

Başka sütun başlığı tıklandığında önceki sıralamalar temizlenerek son tıklanan sıralama aktif olur. Eğer bağlantılı sıralama yapılmak isteniyorsa shift tuşuna basarak alan başlıkları tıklanmalıdır.

Gruplama

Alan (Sütun) başlıklarına sağ tıklanarak bu sütuna göre grupla tıklanarak Gruplama özelliği aktif edilir. Excel'deki gruplama ile benzer şekilde çalışmaktadır.

Özet Bandı

Ekranın alt bölümünde özet bandı açık halde ekran açılmaktadır. Özet bandı sağ tıklanarak veya ilgili alanda F11 tuşu tıklanarak alanla ilgili aşağıdaki özet işlemleri yaptırılabilir:

• Toplam
• Adet
• Max
• Min
• Ortalama

Alan Kaldırma, Değiştirme, Alan Seçici

Alan başlıkları fare ile tutup, hareket ettirilerek alanların yerleri değiştirilebilir.

Kayıtların olduğu bölüme sürükle bırak ile alan kaldırılabilir.

Sütun seçimi menüsü açılarak kaldırılmış bir alan yeniden görünür yapılabilir.

En Uygun

Sütunların genişliklerini verilerin tamamı sığacak şekilde değiştirilir.

En Uygun (Tümü) ile tüm sütunlar için bu işlem gerçekleştirilir. Shift + Enter kısayol tuşu kullanılanlarda bu işlem gerçekleştirilebilir.

Görünüm Oluşturma

Görünümler altında belirtilen özellikleri görünüm olarak kaydedilebilir. İlgili görünüm seçildiğinde görünüm tanımındaki gruplama, filtreleme, sıralama vb. özellikleri otomatik olarak değişecektir.

Örneğin:

1. Firmalar ekranı firma tipi tedarikçi olarak filtrelendikten sonra görünümü farklı kaydet seçeneği ile kaydedilip tedarikçi olarak kaydedilir
2. Firma tipi müşteri olarak filtrelendikten sonra görünümü farklı kaydet seçeneği ile kaydedilip Müşteriler olarak kaydedilir
3. Sonrasında Müşteriler görünümdeki iken tedarikçiler görünümüne geçtiğinde filtre müşterilerden tedarikçilere otomatik değişecektir

Satır Renklendirme

Belirli koşullara göre ekranlarda satır renklendirme yapılabilmektedir.

Temalar

Üst menüden sistemde tanımlı temalar arasında değişiklik yapılabilmektedir.

Kısayollar

Kısayol	Açıklama
F1	Filtre satırı
F2	Satırda hücreyi aktifleştirme
F3	Filtre Yapılandırıcısı ekranını açma
F4	Kütüphaneli alanlarda liste açma
F5	Kütüphaneli alan açma
F11	Özet bandında toplama işlemini aktif etme
Enter	Alanlarda yana doğru hareket etme
Shift + Enter	En Uygun (Tüm Sütunlar)

ipucu

Bu dokümantasyon sürekli güncellenmektedir. Daha detaylı bilgi için sistem yöneticisi ile iletişime geçin.