Satın Alma Giriş
Satın Alma Giriş ekranı, tedarikçilerden satın alınan malzemelerin depoya kabul işlemlerinin yapıldığı ekrandır. Tedarikçiden gelen malzeme teslim alındığında bu ekrandan giriş fişi oluşturulur. Genel ekran bilgileri için ortak dokümantasyona bakınız.
Ekrana Erişim
Menü yolu: Stok → Satın Alma Giriş
Yeni Fiş Oluşturma
Yeni bir satın alma giriş fişi oluşturmak için ekranın sağ üst köşesindeki "Yeni" butonuna tıklayın. Açılan formda aşağıdaki başlık bilgilerini doldurun:
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| Fiş No | Sistem tarafından otomatik atanır. | Otomatik |
| Fiş Tarihi | Malzemenin depoya giriş tarihi. | Evet |
| Depo No | Malzemenin gireceği depo. | Evet |
| Firma | Tedarikçi firma seçimi. | Evet |
| Belge No | Tedarikçinin irsaliye veya fatura numarası. Her firma için benzersiz olmalıdır. | Evet |
| Sipariş Kodu | İlişkili satın alma sipariş kodu. | Hayır |
| Taşıyıcı Firma Adı | Nakliyeci firma bilgisi. | Hayır |
| Plaka | Araç plaka numarası. | Hayır |
| Konteyner No | Konteyner kodu. | Hayır |
| Personel | İlgili personel. | Hayır |
| Açıklama | Fiş hakkında not veya açıklama. | Hayır |
Aynı firma için aynı belge numarası ile ikinci bir fiş oluşturulamaz. Sistem "İlgili firma için Belge No sistemde mevcuttur" hatası verir. Belge numarasını doğru girdiğinizden emin olun.
Siparişten Doldurma
Fişi oluşturmanın en pratik yolu, mevcut bir satın alma siparişinden doldurmaktır. Bu sayede ürün bilgileri, fiyatlar ve döviz bilgileri otomatik aktarılır.
Adımlar:
- Yeni fiş oluşturun ve başlık bilgilerini (firma, depo, belge no) doldurun.
- "Satın Alma Siparişleri" butonuna tıklayın.
- Açılan ekranda ilgili tedarikçinin açık sipariş satırları listelenir (yalnızca kalan miktarı olan satırlar görünür).
- Giriş yapılacak satırları seçin ve onaylayın.
- Seçili satırlar fiş satırlarına otomatik aktarılır; fiyat, döviz birimi, KDV oranı ve iskonto bilgileri siparişten gelir.
Siparişe bağlı girişlerde fiyat ve döviz bilgilerini manuel girmenize gerek yoktur — tümü sipariş satırından otomatik aktarılır. Siparişsiz giriş yapıyorsanız bu alanları kendiniz doldurmalısınız.
Ürün Satırları
Her satır, depoya giren bir ürünü temsil eder. Ürün satırlarında aşağıdaki bilgiler yer alır:
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| Ürün Kodu | Stok kartı kodu. | Evet |
| Ürün Adı | Ürün kodu seçildiğinde otomatik gelir. | Otomatik |
| Miktar | Giriş yapılan miktar. Adet birimli ürünlerde tam sayı olmalıdır. | Evet |
| Birim | Ölçü birimi (kg, metre, adet vb.). | Evet |
| Fiş Ürün Fiyat | Birim fiyat. | Hayır |
| Fiş Ürün Döviz Birimi | Fiyatın para birimi (TRY, EUR, USD). | Hayır |
| Tutar | Miktar × Fiyat olarak otomatik hesaplanır. | Otomatik |
| Yeni Lot | Lot/parti kodu (çoğu üründe otomatik oluşur). | Otomatik |
| Fiş Ürün Not | Satır bazlı açıklama. | Hayır |
Döviz ve Kur Bilgileri
Satır bazında farklı döviz birimleri kullanılabilir:
| Para Birimi | Açıklama |
|---|---|
| TRY | Türk Lirası |
| EUR | Euro |
| USD | Amerikan Doları |
Sipariş başlığında döviz birimi belirtilmezse, firma tanımındaki varsayılan döviz birimi kullanılır. Fiş toplamları TRY, EUR ve USD cinsinden ayrı ayrı hesaplanır.
Lot (Parti) Takibi
Ürünlerin büyük çoğunluğu (%99,8) Oto Lot tipindedir. Bu ürünlerde lot numarası fiş kaydedilirken sistem tarafından otomatik oluşturulur; kullanıcının herhangi bir işlem yapmasına gerek yoktur.
Az sayıda üründe lot veya seri numarası manuel girilir. Ürünün takip tipi, ürün kartında tanımlıdır.
| Takip Tipi | Ne yapmalısınız? |
|---|---|
| Oto Lot | Hiçbir şey — lot numarası kaydetme sırasında otomatik atanır. |
| Lot | Tedarikçiden gelen lot kodunu "Yeni Lot" alanına girin. Daha önce girilmiş bir lot da seçilebilir. |
| Seri | Her birim için seri numarası girin. Mevcut seri numarası da seçilebilir. |
| Seri + Oto Lot | Seri numarasını girin, lot otomatik oluşur. |
| Ürün | Lot takibi yapılmaz, herhangi bir giriş gerekmez. |
Oto Lot'ta lot numarası formatı: Hammadde ürünlerinde 2026-00025, diğer ürünlerde 2026-0001 şeklindedir. Numara yıl bazlı sıralı olarak artar.
KDV ve İskonto
- KDV oranı ürün bazlı belirlenir ve sipariş satırından otomatik aktarılır.
- İskonto uygulandığında KDV, iskonto sonrası net tutar üzerinden hesaplanır.
Fişi Kaydetme
Tüm bilgileri girdikten sonra "Fiş Kaydet" butonuna tıklayın. Kaydetme sırasında sistem şunları otomatik yapar:
- Fiş toplamlarını hesaplar (brüt, KDV, net).
- Oto Lot tipindeki ürünlere lot numarası atar.
- Barkod/seri miktarlarını satır miktarıyla karşılaştırır.
- Stok hareketlerini oluşturur.
- Siparişe bağlı satırlarda, toplam giriş sipariş miktarına ulaştığında sipariş satırını otomatik kapatır.
Barkod ve lot miktarları, ürün satırındaki miktar ile eşleşmezse kaydetme işlemi hata verir: "Seri ve lot miktarlari uyumsuz." Bu durumda barkod detaylarını kontrol edin.
Fiş Durum Akışı
Fiş kaydedildikten sonra otomatik olarak onay sürecine girer:
Taslak → [Fiş Kaydet] → Aktif → [Kalite Onay] → [Yönetici Onay] → [Muh. Aktar]
| Aşama | Açıklama |
|---|---|
| Aktif | Fiş kaydedildi, onay sürecine hazır. |
| Kalite Onay | Kalite kontrol ekibi fişi inceler ve onaylar/reddeder. |
| Yönetici Onay | Yönetici son onayı verir. |
| Muh. Aktar | Muhasebe entegrasyonu (Mikro ERP) yapılır. |
Muhasebe Aktarımı (Mikro)
Fiş onaylandıktan sonra Mikro ERP sistemine aktarılabilir. Ekrandaki "Muh. Aktar" butonuna tıklayarak aktarım yapılır.
Muhasebe aktarımı yapılabilmesi için:
- Fişin kaydedilmiş olması,
- Firma ve ürünlerin Mikro muhasebe kodlarının tanımlı olması gerekir.
Muhasebe kodu eksikse aktarım hata verir. Bu durumda ilgili firma veya ürün kartından muhasebe kodu tanımını tamamlayın.
Liste Görünümü
Fiş listesinde tüm satın alma giriş fişleri görüntülenir. Listede dikkat edilecek renkler:
| Renk | Anlamı |
|---|---|
| Yeşil satır | Fiş tamamen işlenmiş — tüm satırlarda stok hareketi oluşturulmuş. |
| Renksiz satır | Fiş henüz tam işlenmemiş — stok hareketi eksik satır var. |
Listede ayrıca Ent. Aktarım Durumu kolonunda muhasebe aktarım durumu görüntülenir: "Aktarım Bekliyor" veya "Aktarıldı".
Sık Karşılaşılan Hatalar
| Hata Mesajı | Nedeni | Çözümü |
|---|---|---|
| "İlgili firma için Belge No sistemde mevcuttur" | Aynı firma için aynı belge no ile daha önce fiş girilmiş. | Belge numarasını kontrol edin; yanlışsa düzeltin. |
| "Seri ve lot miktarlari uyumsuz" | Barkod detaylarındaki toplam miktar, satır miktarıyla eşleşmiyor. | Barkod detaylarını açıp miktarları düzeltin. |
| Muhasebe aktarım hatası | Firma veya ürün Mikro muhasebe kodu tanımlı değil. | İlgili tanım kartından muhasebe kodunu girin. |
Özet: Adım Adım Satın Alma Giriş
- Yeni butonuna tıklayın.
- Firma, depo, fiş tarihi ve belge no bilgilerini doldurun.
- "Satın Alma Siparişleri" butonuyla sipariş satırlarını seçin (veya ürünleri manuel ekleyin).
- Miktarları kontrol edin, gerekirse düzeltin.
- "Fiş Kaydet" butonuna tıklayın.
- Kalite ve yönetici onay süreçlerini takip edin.
- Onay sonrası "Muh. Aktar" ile muhasebe entegrasyonunu tamamlayın.